Årsskiftet er et naturlig tidspunkt for å se på vaktmesteravtalen før et nytt driftsår begynner. Erfaringene fra året som gikk kan brukes til å justere oppgaver, frekvens og ansvar, mens et årshjul gjør det enklere å planlegge budsjettet. For styret er dette en anledning til å styre driften mer bevisst enn fra sak til sak. En avtale som er tilpasset eiendommens faktiske behov, gir færre overraskelser gjennom året og et tryggere grunnlag når fellesutgiftene skal forklares for beboerne.
Budsjett, regnskap og planlegging følger ofte kalenderåret. Det gjør årsskiftet til et naturlig tidspunkt for å vurdere om vaktmesteravtalen fortsatt passer. Mange styrer legger uansett planer for det kommende året i denne perioden, og da er det praktisk å ta avtalen med i den samme gjennomgangen.
Styret har da et helt år med erfaringer å se tilbake på. Hva fungerte godt? Hvilke oppgaver manglet? Var frekvensen riktig? Slike erfaringer er et bedre grunnlag for en ny avtale enn å starte planleggingen fra blanke ark. Det kan være nyttig å samle innspill fra dem som har vært tettest på driften, slik at vurderingen bygger på hvordan eiendommen faktisk har vært ivaretatt.
Å planlegge vaktmesteravtalen tidlig gir bedre budsjettkontroll og et mer forutsigbart årshjul.
Vedlikeholdet følger årstidene. Grøntstell kommer i sommerhalvåret, løvfjerning og høstforberedelser på høsten, mens snø og is preger vinteren. Oppgavene fordeler seg dermed ujevnt gjennom året, og et budsjett som ikke tar hensyn til dette, gir lett et skjevt bilde av kostnadene.
Når disse oppgavene er lagt inn i et årshjul, blir det enklere å fordele kostnadene og lage et budsjett som gjenspeiler den faktiske driften. Det gjør også vedlikeholdet lettere å forklare for beboerne, og gjør synlig om noe er glemt, slik at ingen sesong står uten planlagt oppfølging.
Eiendommens behov kan endre seg. Nye arealer, endret bruk eller erfaringer fra det siste året kan gjøre at oppgaver eller frekvens bør justeres. En avtale som passet da den ble inngått, er ikke nødvendigvis riktig dimensjonert i dag. En jevnlig gjennomgang sikrer at dere verken betaler for oppgaver dere ikke trenger eller mangler oppfølging dere har behov for.
Det kan også være aktuelt å innhente nye tilbud dersom styret ønsker å sammenligne leverandører eller endre avtalen. God tid før de mest krevende sesongene gir bedre rom for å planlegge. For at tilbud skal kunne sammenlignes på like vilkår, bør styret beskrive oppgaver, omfang og frekvens tydelig, slik at det som sammenlignes faktisk dekker det samme.
Start med å kontrollere at avtalen fortsatt dekker behovet. Se deretter på oppgaver og frekvens, ansvar, budsjett og eventuelle endringer på eiendommen. Det er nyttig å skille tydelig mellom hva som inngår i den faste avtalen og hva som bestilles ved behov, slik at ansvaret er klart når noe oppstår utenom det planlagte.
Hvis noe bør endres, er årsskiftet et godt tidspunkt å ta tak i det, slik at den nye avtalen er klar før årets sesongoppgaver begynner. Det er også en fordel å notere hvem i styret som følger opp avtalen gjennom året, slik at kontakten ikke blir personavhengig og består selv om styret endrer sammensetning.
Når vedlikeholdet er avtalt og budsjettert på forhånd, blir det enklere å håndtere året som kommer. Styret får bedre oversikt over kostnadene og kan forklare hva fellesutgiftene dekker. Forutsigbarhet gjør det lettere å skille planlagt drift fra reelle avvik. God planlegging reduserer dessuten belastningen på styret selv, fordi mindre tid går til å løse ting i siste liten.
Vil dere planlegge vaktmesteravtalen for det nye året, kan dere be om et tilbud eller lese mer om å samarbeide med oss.
Årsskiftet gir styret en god anledning til å vurdere vaktmesteravtalen på nytt. Bruk erfaringene fra året som gikk, knytt budsjettet til årshjulet og juster avtalen dersom behovet har endret seg.
En gjennomgått avtale før det nye året gir bedre oversikt og gjør vedlikeholdet enklere å planlegge. Da starter styret driftsåret med et tydelig bilde av hva som skal gjøres, hvem som har ansvaret og hva det koster.
Vaktmestertilbud kobler dere med kvalitetssikrede leverandører. Få opptil 3 uforpliktende tilbud på vaktmestertjenester.
Få 3 tilbud