Styret i et borettslag eller sameie kan delegere den praktiske utførelsen av vedlikehold til en vaktmester, men det juridiske ansvaret blir alltid liggende hos styret. Vaktmesteren kan ta seg av daglige og sesongbaserte oppgaver som snømåking, plenklipping, renhold og enkle reparasjoner, mens elektrikerarbeid, rørleggeroppdrag og fasaderehabilitering krever sertifiserte fagfolk. Under går vi gjennom hva styret svarer for, og hva som trygt kan settes bort.
Styret har plikt til å sørge for nødvendig vedlikehold av fellesarealer og bygningens fellesdeler. Andre kan gjøre selve jobben, men styret bærer ansvaret.
Styret svarer for alt vedlikehold som ikke faller på den enkelte seksjons- eller andelseier, både ute og inne, og særlig bygningens ytterkonstruksjoner. Hovedregelen er at eier har ansvar for egen bolig, mens fellesskapet tar det utvendige. Vedtektene kan endre eller utdype dette, så sjekk dem først.
I borettslag har styret vanligvis ansvar for vinduer og ytterdører. I sameier er dette som oftest seksjonseierens ansvar, med mindre vedtektene sier noe annet. Eierseksjonsloven § 32 regulerer dette for sameier. Styret må også kunne ta raske beslutninger om akutte reparasjoner som ikke kan vente på årsmøte eller generalforsamling.
Styret må sørge for reparasjoner, utbedringer og utskiftinger som hindrer skader og slitasje. Installasjoner som vann, avløp og ventilasjon skal inspiseres og vedlikeholdes jevnlig, og bygningsforsikringen må dekke fellesarealer og installasjoner.
Forretningsfører eller forvalter kan hjelpe med å avdekke vedlikeholdsbehov, men styret tar avgjørelsene. Manglende vedlikehold går raskt ut over bomiljøet, så felleskostnadene bør planlegges slik at det finnes midler til både små og store prosjekter.
Eierseksjonsloven og borettslagsloven slår fast styrets juridiske ansvar for vedlikehold. Når fagfolk vurderer et tiltak som nødvendig og akutt, kan ikke styret vente – da må det handle med en gang, også uten godkjenning fra generalforsamlingen. Typiske eksempler er å bytte vinduer med fuktskader, tette fasaden mot skadedyr eller reparere tak før det oppstår større skader.
Utfører ikke styret nødvendig vedlikehold, kan det bli erstatningspliktig for både direkte og indirekte tap beboerne påføres. Å droppe vedlikehold regnes som uaktsomt dersom styret visste eller burde ha visst at noe måtte gjøres. Dårlig vedlikehold fører ofte til akutte og dyre skader – for eksempel kan en skade på avløpsrør bli svært kostbar hvis den ikke tas raskt – og både boligverdi og bomiljø svekkes.
Styret kan overlate mange praktiske oppgaver til vaktmesteren, men må være tydelig på hva som inngår i vaktmesterens ansvar og hva som må gjøres av fagfolk. En tydelig vaktmesteravtale med klar oppgaveliste gir en smidigere hverdag i borettslaget eller sameiet.
Vaktmesteren holder eiendommen i orden. Innvendige oppgaver kan for eksempel være:
Utvendige oppgaver inkluderer typisk:
Styret bør lage en vedlikeholdsplan som viser hvilke oppgaver vaktmesteren skal gjøre og hvor ofte. En fast struktur, gjerne satt opp som et årshjul for vaktmesteren, gjør det lettere å holde oversikt og dokumentere det som er utført.
Det går klare grenser mellom hva vaktmesteren kan gjøre og hva som må gjøres av fagfolk. Oppgaver som krever autorisasjon, må overlates til sertifiserte håndverkere. Vaktmesteren kan typisk:
Følgende krever fagpersoner:
Styret bør beskrive disse grensene i avtalen. Er du usikker på hvor skillet går, gir vaktmester eller håndverker en grundigere gjennomgang.
Vaktmesteren har en viktig rolle i den daglige oppfølgingen av HMS. Styret har hovedansvaret, men kan sette bort den praktiske oppfølgingen. Vaktmesteren kan for eksempel teste røykvarslere månedlig og passe på at rømningsveier er åpne – noe som må dokumenteres i internkontrollsystemet. Andre HMS-oppgaver kan være:
Vaktmesteren bør ha faste rutiner for når og hvordan avvik meldes til styret, og få opplæring i HMS og tilgang til internkontrollsystemet. Denne oppfølgingen henger tett sammen med tilsyn og internkontroll i boligselskapet.
Godt samarbeid handler om tydelige kommunikasjonslinjer og realistiske forventninger. Vaktmesteren bør ha en fast kontaktperson i styret, ofte styrelederen, og en enkel liste over hva vaktmesteren kan løse på egen hånd og hva som må videre til styret.
Jevnlige møter holder informasjonsflyten i gang: styret melder hva som haster, mens vaktmesteren sier fra om vedlikeholdsbehov. Styret bør også vurdere å ha vaktmesteren med på befaringer – det gir verdifull praktisk innsikt og et bedre beslutningsgrunnlag.
Styret kan ikke fraskrive seg vedlikeholdsansvaret, men kan og bør delegere mange praktiske oppgaver til en kompetent vaktmester. Det juridiske ansvaret blir liggende hos styret, som må sikre klare rammer, god opplæring og et fungerende rapporteringssystem. En tydelig ansvarsfordeling, en vedlikeholdsplan og jevnlig kommunikasjon er de tre nøklene til et velfungerende samarbeid – og til å redusere risikoen for kostbare feil.
