Styret i et borettslag eller sameie må passe på at bygninger og fellesarealer alltid holder en god standard. Loven krever dette, og styret kan ikke bare skyve ansvaret over på noen andre.
I hverdagen lar styret ofte vaktmesteren ta seg av mange praktiske oppgaver. Styret kan gi vaktmester mange av de daglige vedlikeholdsoppgavene, men det juridiske ansvaret blir alltid sittende hos styret selv. Styret må altså følge opp at alt faktisk blir gjort, og at bygningene oppfyller kravene. Vaktmesteren er likevel den viktigste støttespilleren for å få dette til.
Her får du en oversikt over styrets vedlikeholdsansvar og hva du kan – og bør – sette bort til vaktmesteren.
Styret har plikt til å sørge for nødvendig vedlikehold av fellesarealer og bygningens fellesdeler. Selv om andre kan gjøre selve jobben, må styret ta ansvaret.
Styret må ta seg av alt vedlikehold som ikke faller under den enkelte seksjonseier eller andelseier. Det gjelder både ute og inne, og særlig bygningens ytterkonstruksjoner.
Som hovedregel har eier ansvar for sin egen bolig, mens fellesskapet tar det utvendige. Vedtektene kan endre eller utdype dette, så dem bør du alltid sjekke først. I borettslag har styret vanligvis ansvar for vinduer og ytterdører. I sameier er det som oftest seksjonseierens ansvar, men vedtektene kan si noe annet. Eierseksjonsloven § 32 tar for seg dette for sameier.
Styret må ta raske beslutninger om tiltak som ikke kan vente på årsmøte eller generalforsamling. Det gjelder særlig akutte reparasjoner og vedlikehold som må til for å unngå forfall.
Styret må sørge for både reparasjoner, utbedringer og utskiftinger for å hindre skader og slitasje som kan skape problemer for beboerne. Styret må inspisere og vedlikeholde installasjoner som vann, avløp og ventilasjon jevnlig, og sørge for at bygningsforsikringen dekker fellesarealer og installasjoner.
Forretningsfører eller forvalter kan hjelpe til med å avdekke vedlikeholdsbehov, men styret må selv ta avgjørelsene. Manglende vedlikehold vil fort gå ut over bomiljøet, så styret bør planlegge felleskostnader slik at det er penger til både små og store vedlikeholdsprosjekter.
Eierseksjonsloven og borettslagsloven slår fast styrets juridiske ansvar for vedlikehold. Styreleder må passe ekstra godt på at styret følger opp oppgavene. Når fagfolk sier at tiltak er nødvendige og akutte, kan ikke styret vente – da må de handle med en gang, selv uten godkjenning fra generalforsamlingen.
Eksempler på slike tilfeller: bytte vinduer med fuktskader, tette fasaden for å hindre skadedyr, eller reparere tak som kan gi større skader. Styret må ta slike avgjørelser innenfor budsjettet, og det økonomiske ansvaret ligger hos styret.
Hvis styret ikke utfører nødvendig vedlikehold, kan de bli erstatningspliktige. Dette gjelder både direkte og indirekte tap som beboerne får. Å droppe vedlikehold regnes som uaktsomt hvis styret visste eller burde visst at noe måtte gjøres.
Dårlig vedlikehold fører ofte til akutte og dyre skader. For eksempel kan en skade på avløpsrør bli svært kostbar hvis den ikke tas hånd om raskt. Verdien på boligene og bomiljøet synker også hvis vedlikeholdet svikter.
Styret kan overlate mange praktiske oppgaver til vaktmester, men må være tydelig på hva som faktisk inngår i vaktmesterens ansvar og hva som må gjøres av fagfolk. Klare avtaler og god kommunikasjon gir en smidigere hverdag i borettslaget eller sameiet.
Vaktmesteren tar seg av mange arbeidsoppgaver som holder eiendommen i orden. Innvendige oppgaver kan for eksempel være:
Utvendige oppgaver inkluderer typisk:
Styret bør lage en vedlikeholdsplan som viser hvilke oppgaver vaktmesteren skal gjøre og hvor ofte. Da blir det lettere å holde oversikt og dokumentere det som er gjort.
Det er klare grenser for hva vaktmesteren kan ta seg av sammenlignet med det som må gjøres av fagfolk. Oppgaver som krever spesiell kompetanse må overlates til sertifiserte håndverkere.
Vaktmester kan:
Følgende krever fagpersoner:
Styret må være tydelig på disse grensene i avtalen med vaktmesteren, slik at de sikrer trygg drift og unngår at noen gjør noe de ikke har lov til.
Vaktmesteren har en viktig rolle i å følge opp HMS-kravene i det daglige. Styret har hovedansvaret, men kan sette bort praktisk oppfølging til vaktmester.
Vaktmesteren kan sjekke brannsikkerheten, for eksempel teste røykvarslere hver måned og passe på at rømningsveier er åpne. Dette må dokumenteres i internkontrollsystemet. Andre HMS-oppgaver kan være:
Vaktmesteren må ha rutiner for når og hvordan de melder fra til styret, og bør få opplæring i HMS og tilgang til internkontrollsystemet.
Godt samarbeid handler mye om tydelige kommunikasjonslinjer og realistiske forventninger. Vaktmester bør ha en fast kontaktperson i styret, ofte styrelederen. Det kan være smart å lage en enkel liste over hva vaktmester kan fikse på egenhånd, og hva som må videre til styret.
Styret og vaktmester bør ha jevnlige møter for å holde informasjonsflyten i gang. På disse møtene gir styret beskjed om hva som haster, mens vaktmester sier ifra om vedlikeholdsbehov. Styret bør også vurdere om vaktmester skal delta på befaringer – det gir verdifull praktisk innsikt og bedre beslutningsgrunnlag.
Styret i et borettslag eller sameie kan ikke fraskrive seg vedlikeholdsansvaret, men de kan og bør delegere mange praktiske oppgaver til en kompetent vaktmester. Det juridiske ansvaret forblir alltid hos styret, og det er styrets oppgave å sikre at vaktmesteren har klare rammer, god opplæring og et fungerende rapporteringssystem.
En tydelig ansvarsfordeling, en vedlikeholdsplan og jevnlig kommunikasjon er de tre nøklene til et velfungerende samarbeid. Når grensene mellom vaktmester og fagpersoner er klare, og styret følger opp systematisk, reduseres risikoen for kostbare feil og juridiske problemer betydelig.
